Munkaügyi Blog

A 2011-ben közzétett Magyar Munkaterv egyik, ha nem is a leglátványosabb célkitűzése az volt, hogy a kapcsolódó adminisztrációs kötelezettségek csökkentésével is elősegítse a hatékony foglalkoztatást. Három év elteltével egyelőre csak kisebb részeredmények születettek, a nagy áttörésre még várni kell. Eközben egyes területek szabályozása is bizonytalan, ami az egyik oka annak, hogy továbbra is rengeteg cég adminisztrációja bizonyul hiányosnak a munkaügyi ellenőrzések során.

Egy cég életében a munkaüggyel kapcsolatos dokumentáció meghatározó részét teszi ki az adminisztrációs kötelezettségeknek. A napi szinten vezetett munkaidő-beosztások és -nyilvántartások mellett a szabadságengedélyek és -nyilvántartások (illetve a kapcsolódó számfejtési feladatok) minden egyes munkavállaló kapcsán folyamatosan felmerülő feladatot jelentenek. Az adminisztrációs dömping pedig már azelőtt elkezdődik, mielőtt egy munkavállaló az adott helyen dolgozni kezdene. Az új belépő kapcsán több mint húsz különféle munkaügyi iratot kell elkészteni. Számos tételhez külön igazolást is le kell gyártani az előírások szerint, amelyek a hatósági ellenőrzések (adó, tb, munkaügyi, munkavédelmi, adatvédelmi, stb.) keretében rendre számon is kérnek.

Amellett, hogy a túlzott munkaügyi adminisztráció jelentős többletenergiákat követel meg a társaságoktól, egyes, bizonytalan előírások szinte melegágyai olyan tipikus hibáknak, amelyeket aztán egy-egy munkaügyi ellenőrzés során szankcionálnak is. Például a Kúria által is megerősített gyakorlat szerint a munkáltatók olyan munkaidő nyilvántartást kötelesek vezetni, amely a hatóság és a munkavállalók számára is azonnal hozzáférhető és ellenőrizhető a munkavégzés helyszínén. Ezen elvárással önmagában nem is lenne gond, azonban a munkaidőkeretet vagy elszámolási időszakot alkalmazó munkáltatók esetében ez azt jelenti, hogy a teljes időszakra vonatkozó összes ilyen dokumentumnak a munkavégzés helyén történő tárolása is elvárás. Ez például egy 40-50 egységgel bíró kereskedelmi vállalatnál féléves, vagy ennél is hosszabb munkaidőkeret esetén csak igen nehezen oldható meg.

A gyakorlat ehhez képest az, hogy tárgyhónapot megelőző időszakról vezetett dokumentumok jellemzően a központi számfejtésnél landolnak. Az elektronikus nyilvántartás révén ugyan megoldható volna a több helyről való hozzáférés, ám ezen a területen számos cég óvatosan kivár, mivel e terület szabályozása is meglehetősen bizonytalan. A ma meglévő elektronikus nyilvántartások többségébe egy ellenőrzés rögtön bele tudna kötni (és rendszeresen bele is köt), mivel azok nyitva hagyják a - nyom nélküli - utólagos módosítások lehetőségét és számos más szempontból sem felelnek meg az ellenőrzések által támasztott követelményeknek.

Meggyőződésem szerint az elszámolási időszaknak, mint rugalmas munkaidő szervezési módnak az elterjedését nagyban gátolja az adminisztrációs kihívás mellett a „nem felhasználóbarát” szabályozás is. A BDO tavaly elvégzett TOP 500-as munkaügyi felméréséből kiderült, hogy a legnagyobb munkáltatók mindössze 11 százaléka alkalmazta ezt az elszámolási formát, és a válaszadók 78 százaléka úgy nyilatkozott, hogy a szabályok nem kellően átláthatók a számukra. A kereskedelmi cégek között idén lezajlott felmérésünk még rosszabb eredményt mutatott: bár a kereskedelmi munkáltatók 58 százaléka él az egyenlőtlen munkaidő-beosztás lehetőségével, mindössze 1 százalékuk választotta eddig az elszámolási időszakot, a többiek továbbra is a munkaidőkeretet alkalmazzák.

Több olyan esetet is be lehet mutatni, amikor újabb szabályok lehetővé tesznek kisebb-nagyobb egyszerűsítéseket, ám azokkal a munkáltatók - tájékozatlanságból, vagy mert más kapcsolódó jogszabályok ezt gátolják - mégsem élnek. Az új munka törvénykönyve kapcsán hírértékű volt például az, hogy a jövőben nem kell minden egyes hónapban a munkavállalók részére majd bérelszámolást adni, elég lesz évente egy alkalommal, illetve amikor a munkavállaló kéri vagy kilép. Ehhez képest a törvényben szereplő főszabály továbbra is az, hogy havonta szükséges a bérelszámolás elkészítése. Igaz van arra lehetőség, hogy ezen munkajogi szabálytól a felek megállapodásban eltérjenek, ugyanakkor ez az eltérés csak részleges, hiszen a munkabérek kifizetéséhez kapcsolódó adó és tb szabályok miatt továbbra is a jövedelem kifizetésével egyidejűleg adó és tb szempontból tájékoztatni a munkáltató a munkavállalót, melynek a formája a bérjegyzék.

Adataink szerint a HR-osztályok több mint fele még nem vizsgálta felül a márciusban hatályba lépett új Ptk. fényében a munkajogi dokumentumait. Pedig bizonyos egyszerűsítésekre ez is módot adhatna. Például ezentúl ráutaló magatartással is megtehető a felek egyoldalú jognyilatkozata, amennyiben erre a munkaszerződés, mint a felek megállapodása kifejezetten kitér. Ennek jelentősége leginkább a bérből történő levonások(telefon-költségkeret túllépése, közlekedési bírság, stb.)  esetében lehetne. Ilyen ráutaló magatartás például, ha a munkáltató a helyben szokásos módon közöl egy egyoldalú jognyilatkozatot, a munkavállaló pedig ráutaló magatartással, további munkaügyi irat nélkül, mintegy ráutaló magatartással hozzájárulását megadja az adott intézkedés foganatosításához (pl. telefon költségkeret túllépés esetén, a kereten felüli összeg munkabérből történő levonásához, közlekedési bírság, stb.).

A munkaügyi adminisztráció csökkentése amiatt is stratégiai feladat, mert új követelmények a másik oldalon elkerülhetetlenül tovább növelik az ilyen jellegű kötelezettségeket. Az elmúlt években jelentősen megnőtt a munkahelyi adatvédelem súlya. Ennek nyomán ma már egyre több hozzájáruló nyilatkozatot, adott eszközök (GPS, e-mail, telefon, stb.) ellenőrzésével kapcsolatos előzetes tájékoztatást, hozzájárulást kell igazolni. Az adatvédelmi terület növekvő jelentőségét jól mutatja az erre a célra létrehozott új szervezet, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság is.

A cikk rövidített formában a Világgazdaság 2014. szeptember 16-i számában jelent meg, mely itt olvasható >>>